“一个平台” AI人甩掉每月报销烦恼的秘密

企业介绍

云天励飞成立于2014年8月,是拥有算法、芯片和大数据全栈式能力的人工智能企业。凭借“算法芯片化”的核心能力和“端云协同”的技术路线,云天励飞在智慧城市、人居生活领域成功落地一系列标杆式解决方案,为各行业带来安全、智慧、便捷的AI体验。

昨日,“分贝通走进标杆客户”系列活动正式开启,首站便落地云天励飞。20多家高成长中的企业受邀出席、2个多小时关于财务数字化转型的激荡思考、沉浸式参观元天励飞全球创新展示中心...不仅技术领先,这场走进活动从财务视角让更多人看到了这家AI先行者——云天励飞,在建立健康高效的商、财、风控体系方面的方法与实践。云天励飞副总裁、董秘兼CFO邓浩然、云天励飞财务总监邹尚、分贝通总裁施伟等大咖出席本次活动,围绕财务数字化转型给出了不同视角的洞察和经验分享。

期间,云天励飞利用“一个平台”管理费用支出的宝贵实践,更是收获诸多关注。与很多高成长企业一样,随着公司业务规模快速扩张,云天励飞内部因公消费产生的支出也随之增多。过去,云天励飞员工出差产生的交通、住宿、餐费等费用从申请、垫付、报销到拿到报销款的周期平均至少两个月。后来,使用分贝通后,如今大部分因公消费直接由企业支付,员工免垫资、免报销,平均每个员工每月能节省出1-2天投身本职工作,云天励飞只用了通过“一个平台”便让这些“低效卡点”变成了“提效切口”。

节省1-2天报销耗时

一个平台助AI人的因公消费便捷高效

一场人工智能应用落地“运动”正在云天励飞全面铺开。目前,几百个项目正在同步推进,这意味着大部分项目人员基本每月都在各地驻场,更有销售人员每天基本都在外跑。在过去,出个差层层审批、花费基本要自己垫付、后续报销有时候免不了异地邮寄,还总得和财务反复掰扯...让一个个本就因项目推动而冲锋在前线的同事们难上艰难。

更棘手的是,本身安排出差就是抽空才能做的事。可不论销售短期出差,还是工程师长期驻地,从交通、住宿、商务宴请等,开支总是类别多且零散,员工一般需要在OA分别提申请,催审批,然后再去不同的平台消费,差还没出心就感觉到累了。

业务和财务的拉扯、员工对各种操作麻烦的抱怨只是问题的冰山一角,更让云天励飞产生忧虑的是,在本就紧张的工作中,研发和项目人员每月平均需要1-2天用于报销和问题处理。也正是这些低效工作让云天励飞意识到,商旅场景和资源对接分散,差旅流程繁琐其实是员工在优先级低事情上费时费力的主要因素。

不过在使用分贝通后,事情开始逐渐发生变化。不同于传统仅将原本支出管理流程线上化的费控方式,分贝通更做到了管理流程的更简便优化和线上化。通过聚合机、酒、火、车、餐等因公消费场景及更全面的供应商资源对接,企业的费用支出管理在一个平台即可搞定。

在员工侧,其商务类消费只需在分贝通App内下单,直接企业支付,员工不再需要每月花费1-2天时间处理报销,而且还免去了个人垫资和贴票的烦恼。如今云天励飞使用分贝通已有2年左右,云天励飞在分贝通的场景已拓展至机票、酒店、火车、用车、用餐、加班外卖、补助福利等。“一个平台”,搞定因公消费,云天励飞人的效率大大提高。

事前、中、后全链路互联

一个平台塑造管理升级新思路

实现效率升级的,还有云天励飞的财务团队。

在票据核验环节,财务过去每月需要面对的上千条报销数据、成筐的发票核验这些技术含量低、重复性强的工作,如今企业全部费用支出由分贝通统一结算、统一开票,财务每个月只需要看几份单据。现在,一个财务人员就可以搞定近900人团队的报销问题,而且发票全部保证合规。

在做账环节,在使用分贝通之前,如果按之前的体量,财务做账需要手动配置凭证字段、手动录入成百上千的凭证,不仅效率很低,而且容易出错。上线分贝通后,实现了财务系统对接,入账更轻松。财务人员只需完成所需字段配置,每笔消费完成后便能自动生成凭证一键入账并映射到财务系统中。自此,做账这一繁琐且重复性强的工作基本实现自动化,每月基本2天就能完成,财务有了更多时间用于业务辅导、管理咨询。

更重要的是,希望走财务BP路线的云天财务人,更是找到了自身管理模式升级的快速通道。传统的财务工作,从凭证,到明细账、总账,再到报表,每一次加工的过程,实际上就是一次信息递减和衰落的过程。操作越多,有效的信息就越少。到最后,手里能掌握的还不到全部信息的十分之一,大量有用的信息都在做账的过程中抛弃了。其实云天励飞一直使用的财务系统,它的费用报销模块和财务模块也是无缝对接的,但由于没有反映场景的数据,这些财务数据作为反映业务行为的价值,对辅助业务决策的价值较低。

如今,云天励飞通过分贝通可定制化地与财务系统、OA、HR系统完成对接,让因公消费从OA申请、审批,到分贝通消费,最终到财务系统中形成这一组组财务数据,实现了费用支出事前、中、后的全链路打通。

这件事的最大价值是,之前沉淀在传统财务系统中一组组数据,不再只是一个结果,而是真正能推动每一个业务真实反馈的展示。在事中的费用管理过程中,员工每笔消费财务都可以按周去检查,这能及时地反映出真实消费情况,大大提高了财务和业务部门的衔接,让后端了解前端。

始终坚持做企业支付的分贝通,让零散支出有了统一管理、兼具效率和效果的提升。这对于以效率为先的云天励飞而言,更是流程和管理效率双升级的成功实践。可以预见,在业财融合趋势下,作为企业天然的“数据中心”,财务需要建立一个广泛的连接,能够实现财务和业务之间的互联互通,能够把经营分析所需要的数据都获取到,以此真正形成数据全沉淀、沉淀可利用、利用助决策的闭环。